Tâches du secrétaire du CE

Le secrétaire est un membre de la délégation des travailleurs. Il est désigné par la délégation des travailleurs selon les modalités fixées par le règlement d’ordre intérieur.

À défaut de dispositions particulières à ce sujet, la délégation des travailleurs désigne le secrétaire de commun accord. À défaut d’accord, le secrétaire est désigné par le syndicat dont la liste a obtenu le plus grand nombre de voix toutes catégories confondues (ouvriers, employés, jeunes et cadres).

Les mêmes conditions sont applicables au secrétaire suppléant.

Tâches

Nous tenons à souligner que la mission du secrétaire du conseil d’entreprise est très importante. Ce rôle est fixé par le règlement d’ordre intérieur. Il convient de préciser les tâches du secrétaire dans le règlement d’ordre intérieur, car c’est le secrétaire qui est responsable de toute l’administration du conseil d’entreprise.

Ordre du jour

Chaque membre du conseil d’entreprise a le droit d’inscrire des points à l’ordre du jour. Le secrétaire veille à ce que les points demandés soient inscrits à l’ordre du jour. Le délai pour l’inscription d’un point à l’ordre du jour est fixé par le règlement d’ordre intérieur.

Archives

Le secrétaire tient les archives à jour. L’employeur doit prévoir les moyens nécessaires (une armoire fermant à clé). En application de l’arrêté royal concernant les informations économiques et financières, c’est le secrétaire qui doit recevoir une copie des communications écrites adressées au personnel par les délégués des travailleurs.

Convocation

C’est le président qui convoque le conseil d’entreprise.

Le règlement d’ordre intérieur fixe le délai et le mode de convocation (par écrit, par mail, etc.). Le secrétaire doit vérifier si tous les documents qui seront discutés lors du conseil d’entreprise sont disponibles. Le secrétaire enverra les invitations et y ajoutera éventuellement l’ordre du jour et toutes les pièces nécessaires.

Procès-verbal

Le secrétaire rédige les procès-verbaux du conseil d’entreprise. C’est une des tâches principales du secrétaire. Le procès-verbal doit comprendre :

• les propositions faites ;
• les décisions prises ;
• un compte-rendu fidèle des débats.

A l’ouverture de la réunion suivante, le procèsverbal doit être lu et approuvé. Chaque membre du conseil d’entreprise a le droit de faire des remarques et de demander des modifications.

Le règlement d’ordre intérieur détermine comment le procès-verbal doit être rédigé, approuvé et mis à la disposition des membres du conseil d’entreprise.

Nous tenons à souligner qu’un bon procès-verbal est important pour éviter des discussions après coup. En cas de contestation, les procèsverbaux peuvent être utilisés comme des pièces à conviction dans des procédures devant le tribunal du travail.

Sauf dans un certain nombre de cas spécifiques (désignation du réviseur d’entreprise, outplacement, etc.), la loi ne détermine pas le mode de prise de décisions au sein du conseil d’entreprise. C’est pourquoi nous recommandons d’incorporer celui-ci dans le règlement d’ordre intérieur.

Si le règlement d’ordre intérieur ne prévoit rien à ce sujet, c’est la règle de l’unanimité qui est d’application. Le secrétaire doit veiller à ce que les décisions éventuelles soient reprises correctement dans le procès-verbal.

Information au personnel

Le règlement d’ordre intérieur doit mentionner le mode d’information et de communication des activités du conseil d’entreprise au personnel. Si on opte pour un procès-verbal concis (résumé), il convient que le secrétaire vérifie si tous les délégués (travailleurs et employeur) sont d’accord avec son contenu.

Le temps et les facilités nécessaires

Les tâches du secrétaire requièrent du temps supplémentaire. Il s’agit entre autres

• de la préparation des réunions,
• de la rédaction des procèsverbaux,
• de la tenue à jour des archives,
• etc.

Il est souhaitable d’incorporer des règles à ce sujet dans le règlement d’ordre intérieur. Un problème fréquent est l’exécution de certaines tâches en dehors des heures de travail. Il convient d’incorporer un règlement de récupération éventuel dans le règlement d’ordre intérieur.

L’employeur doit aussi mettre les moyens nécessaires (p.ex. papier, enveloppes, etc.) à la disposition du secrétaire. L’employeur peut aussi désigner quelqu’un pour aider le secrétaire avec des tâches administratives.

Documentation utile

• Guide pratique à l’intention des membres du conseil d’entreprise (publication du SPF)
• Le Manuel du travailleur (publication de la CGSLB)

Téléchargez notre dépliant

depliant-secretaire-conseil-entreprise.pdf